如何用好会议模板？
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为什么要开会?
我们都知道会议是重要的沟通方式，而产品本来就是一个拉通资源，和各方沟通协调的岗位。作为一名产品经理，平常大多需要参与各种类型的会议来同步信息，明确时间节点，联系客户或相关方。我们一般可以根据会议的类型，将经常需要参与的会议分为以下两类：
- 过程导向的会议，事先规划、主题明确，例如上述的上下级沟通会、产品组会议、项目部会议、预研讨论会、评审会这些；
- 任务导向会议，随时召开、产生决策，例如功能讨论会、头脑风暴这些；
不同类型的会议虽然目的和形式不一，但总的来说最关键的一点都是会议发起人，因为这个人是会议的组织者、引导者、推进者以及后续的跟进者，鉴于产品经理的工作性质及内容，一般这个角色都是产品经理担任，那么作为产品经理的我们如何才能更熟稔地召开会议，并提高开会效率呢？
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如何开好会?
我们可以将一场会议分为会前，会中，以及会后。
在会前，我们需要明确以下事宜：
明确会议主题：解决什么问题、制定什么决策、达成什么目的。
过程导向型会议一般主题固定且明确，任务导向型会议由于解决问题大多属于突发性质，因此最好事先和相关人等明确会议希望达成的决策和目的，方便大家知道问题的解决进度——需开会确定。
确定参会人员及会议时间：明确和会议相关的所有人等，并确定各自的空闲时间。
这个过程看似简单却相当繁杂，需要我们尽量以核心相关人员的时间为准，其他人需尽量配合，而且会议时间最好在问题提出的两天内，越早越好，避免产生连锁反应，导致其他开发进度的延期。
对于具体的开会时间点，若是过程导向型的大会，一般在上午10点半，或者下午4点左右举办比较好。一方面在这两个开始时间点，大家都进入了工作状态，开会效率较高，另一方面也大概率不会由于会议时长影响午休与下班。而若是任务导向型的小会，最好能够在即刻解决。
会议召集：通知参会人员会议时间、会议主题。
若是需要提前准备材料的会议，则需在会议之前先在对应的聊天群组中和大家同步信息，并在开会前 5-10 分钟提醒大家不要忘记参会。
在会中，我们需要关注以下事宜：
- 维持会议纪律：这一点对于会议主持人的要求较高，在线下会议中，有人交头接耳讨论时，能够快速打断维持秩序，在线上会议中，有人没有关闭麦克风导致噪音过大时，也能够及时将对应同学的麦克风静音。
- 引导会议流程：低效率的会议一定是开会目的不明确，而依然滔滔不绝讨论的。因此，会议主持人在开会中，一定要根据事先明确的会议主题，引导会议流程按照预期进行。若大家开始讨论发散时，需要及时制止，引导解决问题。若大家无法达成一致时，则需及时中断，可引导在会后另行讨论。
- 明确决策及排期：在讨论过程中，主持人需注意观察与会人员的反应，确保大家听懂了讨论内容，对于会议产生的决策信息，在大家意见统一后即需趁热打铁，协调相关人等的排期，明确问题得到彻底解决的预估时间。
- 会议记录：好记性不如烂笔头。对于有很多讨论结果或建议的会议，例如需求评审会，大家对需求原型、交互细节、实现方式等可能会有各种各样的建议，因此产品经理需及时记录下来，方便会后整理并调整。另外，记录这种行为本身也反映了你会重视这些意见，是一种对意见提出者的尊重。
在会后，我们需要关注以下事宜：
- 会议整理和通知：会议结束后，需尽快将会议中做出的决策事项等信息进行整理，同步会议纪要（也可以在会前指定对应的会议记录人），并整理到对应负责的同学身上，方便问题追踪和会议备忘。整理后则需尽快发送给相关同学，方便大家及时处理相关问题，这也可以很好地督促他们去解决，也方便会后有文档备案及通知备案，避免后续扯皮。
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如何当好会议主持人？
对于会议主持人来说，主要有三件事需要关注，即明确会议目的，关注并掌握会议节奏，输出会议纪要。在这个过程中很重要的事情，就是确保参会各方都能够对会议中产生的信息达成共识。我们发现每当会议中有分歧产生时，就会产生讨论发散，参会人状况差，会议时间开始延长等各类问题。因此在会议中关注各参会人所表达的内容，心里感受就显得十分重要了。
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如何做好会议纪要？
按照上文所说，会议纪要是客观真实记录会议内容的有效输出物之一，不仅能够作为后续工作任务派发的核对清单，也可以作为他人因故没有参会后，掌握并同步信息的工具。因此参考会议模板整理会议纪要就显得十分必要了。
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在编辑会议纪要过程中，务必需要关注以下部分的信息：
会前资料：
是否有哪些必读资料需要在此进行标注，从而保证信息的一致，能够帮助与会人在同一信息背景下进行讨论；
会议议题：
开会的过程正是信息同步和思维碰撞的过程，表达自己的观点即是对会议做出贡献，在这里可以记录事先准备好的内容，以及需要沟通确定的内容，为了提高效率节省时间，也可以直接以批注的形式补充第三人的观点；
执行计划：
没有方案的会议将会成为空谈，设计好切实可行的执行计划，并标注相应的负责人和截止日期，让未参会的同学也能掌握会议要领，了解各自任务；
会议录屏：
由于远程会议的相关特征，我们无法确保通过会议纪要就能够保证所有信息沟通传递过程中的一致性，因此也需要在此处上传会议的录屏资料。
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最后，把开会训练成自己最擅长的一个活动，你必定会受益终身。
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【审阅】：Sam
【作者】：王字
【适用范围】：内部会议，外部会议
【公开范围】：公司内和公司外