怎样开一场有效的会议?

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当你和其他需要参会的同事身处异地,大家不像以往一样,在准确的时间到达会议室,为某个明确的主题参会时,应该如何举办一场有效的会议呢?

在这一部分我会帮你介绍以下四点内容,分别是“举办良好远程会议的最佳实践”,“良好的会议具备哪些成功要素”,“指导会议开展的两种参考模型”,以及“如何靠会议纪要 HOLD 住别人”。

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一般来说一场会议由三部分组成,分别是“会前”,“会中”,和“会后”。在会议前需要明确会议形式目的,预约参会人员的时间避免冲突,将参会需要提前了解的背景信息发送给相关人员,在会议中则需要在开会的同时整理会议纪要,对会议内容进行录屏,会议后则需要快速输出待办事项与会议纪要,并将对应的内容发送给相关同事。

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以下内容是与举办会议相关的最佳实践,参考要素,指导模型以及会议纪要的相关信息。

a. 举办良好远程会议的最佳实践

举办一场良好的远程会议,大抵有这样几个最佳实践,供你参考:

  1. 鼓励大家打开摄像头,研究发现有摄像头会议的参与度远高于没有打开摄像头的会议,也能提升会议传递的效率(可以用美颜和背景虚化,声音降噪);
  2. 多虚拟鼓掌👏,解决远程会议中缺少氛围与气氛的问题;
  3. 确保在开始时介绍每个人,每个人进行轮流的自我介绍;
  4. 可以设置入会自动静音,避免大家忘记静音,主持人也要及时关闭吵闹成员的麦克风;
  5. 开启录屏,会后分享给不能参会的人,能够降低远程会议的异步;
  6. 有些人网络环境不好或者不在电脑旁边,可以使用电话入会;

b. 良好的会议具备哪些成功要素

同样,一场良好的会议大抵都有以下 5 个共性,他们分别是:

共性 详细说明
明确的会议形式与目的 会议形式一般分为:决议型、咨询型、投票型、共型等等,但不论会议怎样,都具备“议程+有决策路径+目标输出结果”的共同属性。 在英特尔会议室中会经常见到这样 4 个海报张贴在会议室的墙上,也是为了提醒与会者明确会议目的,海报的主题分别是: “你知道这个会议的目的吗?”; “你有议程吗?”; “你的角色是?”; “你有好的记会议纪要的原则吗?”
充分的会前准备 为了会议能够举办的更加充分高效,会议主持人需要在会前提前整理出包括“议程、会议室、参会人员、会议材料”等相关资料。 在会议议程的基础信息中一般包括有: “参会人员”; “谁负责哪个部分”; “每一部分所需要的时长”; “期望的结果与会议输出物。”
深思熟虑的时间规划 不仅需要控制会议的数量,也需要控制会议的时长,在确定会议时长时,请先问自己这样 3 个问题: 10分钟可以讲完的事情,真的需要约30分钟吗? 30分钟的会,是否需要保留10分钟的缓冲,预防延期? 把开会时间换算成工资,开这个会所产生的成本多大呢?
与会者都身兼角色 每一场会议都需要明确参会必要性,会议中只邀请最相关的人(两个披萨原则),控制参会人数,以及明确参会者的角色:主持人、决策者、旁观者、记录员。 主持人负责把控时间,确保一个议题结束马上进入下一个议题,当与会者发言时拖沓蔓延,就需要快速找回与会主动权。
会后务必输出结论 会议结束后必须要有结论,才能明确下一步的工作。而会议中也需要安排观察员,记录每一场会议做得好以及需要改善的点,方可促成决策、代办,以及下一步行动的对齐。

c. 指导会议开展的两种参考模型

在与其他与会者同步会议信息时,也可以参考以下两种思考模型,便于更好的提前组织,安排会议。

思考模型 模型内容
5W2H模型 Why 为什么要做?目的是什么? What 讨论什么议题? Who 那些人参加会议? When 什么时候、做多久? Where 在那里进行? How 具体怎么做? How much 做到什么程度?所需成本?
ABCO模型 Action 会议要做什么,要有什么行动 Benefits 达到会议的目的会有什么好处 Challenges 达到这个目的的过程会有什么挑战 Overcome 参会人员可以怎么克服挑战,解决问题

d. 怎么靠会议纪要 HOLD 住别人

在会议结束后,请务必确保会议纪要中具备有如下特性:

  1. 不要输出一份事无巨细的“发言记录”,会议纪要应该关注后续行动,是一份行动计划;
  2. 有用的会议纪要,除了时间地点人员等基本内容,最重要的是其实是:结论、责任人和跟进点;
  3. 会议纪要必须是一张符合 MECE 法则(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,即相互独立,完全穷尽)的清单,每一条内容都要彼此独立、逻辑平行。每一条纪要的基本元素也是一样的:我们将要做什么事,谁负责,什么时间完成,达到什么效果;
  4. 如果需要用邮件同步会议纪要,记得要以正文和附件的方式,同时发送纪要内容。邮件名不要写“某某会议纪要,请查收”,可以试着改成“某某会议纪要,第三项工作由你负责,请确认”。这样能保证大多人真的会看一遍。

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【审阅】:Sam

【作者】:王字

【适用范围】:全公司

【公开范围】:公司内和公司外

© FinClip Product Team all right reserved,powered by Gitbook最后更新时间: 2021-12-20 03:53:41

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