怎样开一场有效的会议？
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当你和其他需要参会的同事身处异地，大家不像以往一样，在准确的时间到达会议室，为某个明确的主题参会时，应该如何举办一场有效的会议呢？
在这一部分我会帮你介绍以下四点内容，分别是“举办良好远程会议的最佳实践”，“良好的会议具备哪些成功要素”，“指导会议开展的两种参考模型”，以及“如何靠会议纪要 HOLD 住别人”。
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一般来说一场会议由三部分组成，分别是“会前”，“会中”，和“会后”。在会议前需要明确会议形式目的，预约参会人员的时间避免冲突，将参会需要提前了解的背景信息发送给相关人员，在会议中则需要在开会的同时整理会议纪要，对会议内容进行录屏，会议后则需要快速输出待办事项与会议纪要，并将对应的内容发送给相关同事。
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以下内容是与举办会议相关的最佳实践，参考要素，指导模型以及会议纪要的相关信息。
a. 举办良好远程会议的最佳实践
举办一场良好的远程会议，大抵有这样几个最佳实践，供你参考：
- 鼓励大家打开摄像头，研究发现有摄像头会议的参与度远高于没有打开摄像头的会议，也能提升会议传递的效率（可以用美颜和背景虚化，声音降噪）；
- 多虚拟鼓掌👏，解决远程会议中缺少氛围与气氛的问题；
- 确保在开始时介绍每个人，每个人进行轮流的自我介绍；
- 可以设置入会自动静音，避免大家忘记静音，主持人也要及时关闭吵闹成员的麦克风；
- 开启录屏，会后分享给不能参会的人，能够降低远程会议的异步；
- 有些人网络环境不好或者不在电脑旁边，可以使用电话入会；
b. 良好的会议具备哪些成功要素
同样，一场良好的会议大抵都有以下 5 个共性，他们分别是：
| 共性 | 详细说明 |
|---|---|
| 明确的会议形式与目的 | 会议形式一般分为：决议型、咨询型、投票型、共型等等，但不论会议怎样，都具备“议程+有决策路径+目标输出结果”的共同属性。 在英特尔会议室中会经常见到这样 4 个海报张贴在会议室的墙上，也是为了提醒与会者明确会议目的，海报的主题分别是： “你知道这个会议的目的吗？”； “你有议程吗？”； “你的角色是？”； “你有好的记会议纪要的原则吗？” |
| 充分的会前准备 | 为了会议能够举办的更加充分高效，会议主持人需要在会前提前整理出包括“议程、会议室、参会人员、会议材料”等相关资料。 在会议议程的基础信息中一般包括有： “参会人员”； “谁负责哪个部分”； “每一部分所需要的时长”； “期望的结果与会议输出物。” |
| 深思熟虑的时间规划 | 不仅需要控制会议的数量，也需要控制会议的时长，在确定会议时长时，请先问自己这样 3 个问题： 10分钟可以讲完的事情，真的需要约30分钟吗？ 30分钟的会，是否需要保留10分钟的缓冲，预防延期？ 把开会时间换算成工资，开这个会所产生的成本多大呢？ |
| 与会者都身兼角色 | 每一场会议都需要明确参会必要性，会议中只邀请最相关的人（两个披萨原则），控制参会人数，以及明确参会者的角色：主持人、决策者、旁观者、记录员。 主持人负责把控时间，确保一个议题结束马上进入下一个议题，当与会者发言时拖沓蔓延，就需要快速找回与会主动权。 |
| 会后务必输出结论 | 会议结束后必须要有结论，才能明确下一步的工作。而会议中也需要安排观察员，记录每一场会议做得好以及需要改善的点，方可促成决策、代办，以及下一步行动的对齐。 |
c. 指导会议开展的两种参考模型
在与其他与会者同步会议信息时，也可以参考以下两种思考模型，便于更好的提前组织，安排会议。
| 思考模型 | 模型内容 |
|---|---|
| 5W2H模型 | Why 为什么要做？目的是什么？ What 讨论什么议题？ Who 那些人参加会议？ When 什么时候、做多久？ Where 在那里进行？ How 具体怎么做？ How much 做到什么程度？所需成本？ |
| ABCO模型 | Action 会议要做什么，要有什么行动 Benefits 达到会议的目的会有什么好处 Challenges 达到这个目的的过程会有什么挑战 Overcome 参会人员可以怎么克服挑战，解决问题 |
d. 怎么靠会议纪要 HOLD 住别人
在会议结束后，请务必确保会议纪要中具备有如下特性：
- 不要输出一份事无巨细的“发言记录”，会议纪要应该关注后续行动，是一份行动计划；
- 有用的会议纪要，除了时间地点人员等基本内容，最重要的是其实是：结论、责任人和跟进点；
- 会议纪要必须是一张符合 MECE 法则（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，即相互独立，完全穷尽）的清单，每一条内容都要彼此独立、逻辑平行。每一条纪要的基本元素也是一样的：我们将要做什么事，谁负责，什么时间完成，达到什么效果；
- 如果需要用邮件同步会议纪要，记得要以正文和附件的方式，同时发送纪要内容。邮件名不要写“某某会议纪要，请查收”，可以试着改成“某某会议纪要，第三项工作由你负责，请确认”。这样能保证大多人真的会看一遍。
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【审阅】：Sam
【作者】：王字
【适用范围】：全公司
【公开范围】：公司内和公司外